Administratief medewerker

Administratief medewerker (doorgroeimogelijkheid naar financieel manager), FENIX, Rotterdam, 32-40 uur per week, startdatum in overleg

Wil jij meebouwen aan de nieuwe culturele bestemming in Rotterdam? Vind je het belangrijk dat cijfers tot achter de komma kloppen en makkelijk inzichtelijk zijn? Vind je het interessant om administratieve processen in een nieuwe organisatie in te richten? Dan is FENIX jouw volgende halte!


Wat is FENIX?

In het voorjaar van 2025 opent FENIX. FENIX neemt je mee op reis langs hedendaagse kunst, geschiedenis, verhalen en smaken. Op dé plek van vertrek en aankomst. Waar miljoenen Europeanen vertrokken en net zoveel mensen van over de hele wereld aankwamen. Op de vlucht of de liefde achterna. Op zoek naar geluk of betere kansen. Team FENIX bouwt aan het eerste migratiemuseum ter wereld dat met een hedendaagse kunstcollectie laat zien dat migratie van alle tijden is.

Wij zijn op zoek naar een nieuwe collega die onze administratieve processen strak neer gaat zetten. Een sleutelrol binnen ons compacte en bevlogen team. Ga je met ons mee op reis?


Wat ga je doen?

Om de ambities van FENIX als nieuw museum te verwezenlijken, is een betrouwbare en efficiënte administratie cruciaal. Als administratief medewerker ben je verantwoordelijk voor zowel de financiële als de personeelsadministratie. Van crediteurenbeheer tot verlofadministratie en van contractbeheer tot het voorbereiden van de jaarrekening. De administratie van FENIX wordt tot op heden gevoerd door Droom en Daad, de stichting die het initiatief heeft genomen om FENIX te ontwikkelen. In een aantal maanden tijd neem jij deze verantwoordelijkheden stap voor stap over van Droom en Daad. Daarin word je ondersteund door de financieel manager van Droom en Daad.

Daarnaast heb je voldoende tijd om de administratieve processen goed in te richten, zodat die bij de opening in 2025 staan als een huis. Je neemt initiatief om processen te versimpelen of efficiënter te maken, bijvoorbeeld door het introduceren van een nieuwe werkwijze of de implementatie van een nieuwe softwaremodule. Automatiseren van het declaratieproces en de introductie van een HR-informatiesysteem zijn concrete voorbeelden waar FENIX op korte termijn mee aan de slag wil.

FENIX is richting de opening volop in ontwikkeling. Na opening bestaat de organisatie uit ca. 70 collega’s en worden de administratieve processen complexer. Deze functie biedt daarom de mogelijkheid om bij goed presteren binnen één tot twee jaar door te groeien naar financieel manager van FENIX.

Je werkt binnen het team bedrijfsvoering en rapporteert aan het hoofd bedrijfsvoering.


Jouw taken en verantwoordelijkheden op een rij

  • Je verwerkt financiële transacties in het boekhoudprogramma AFAS Profit.
  • Verzorgen van crediteuren- en debiteurenbeheer en factuurautorisatie.
  • Beheren van omzetstromen uit ticketverkoop, de horeca, de winkel en evenementen (na opening in 2025).
  • Je maakt financiële rapportages, inclusief budgetupdates en projectadministraties.
  • Voeren van HR-administratie, inclusief personeelsdossiers, salarisadministratie en verzuim- en verlofadministratie. De niet-administratieve HR-werkzaamheden zijn belegd bij de talent manager van FENIX.
  • Het optimaliseren en/of automatiseren van administratieve processen.
  • Voorbereiden van belastingaangiften, de jaarrekening en (interim) audits.


    Wie ben jij?
  • Een teamplayer met een warme persoonlijkheid.
  • Je bent zorgvuldig en kan goed met vertrouwelijke informatie omgaan.
  • Je bent een zelfstarter en gaat flexibel om met de veranderende omstandigheden in onze organisatie in opbouw.
  • Je bent ambitieus en hecht waarde aan het leveren van kwaliteit in je werk.
  • Je hebt grondige kennis van Excel en ervaring met AFAS Profit, of een vergelijkbaar programma.
  • Je hebt interesse in de onderwerpen migratie en cultuur.
  • Je hebt minimaal 5 jaar relevante werkervaring.
  • De Nederlandse en Engelse taal beheers je goed. In de toekomst willen we onze gasten in veel verschillende talen kunnen verwelkomen. Dus spreek je ook andere talen? Fantastisch!


    Wat biedt FENIX je?
  • De unieke kans om mee te bouwen aan een nieuw museum.
  • Een afwisselende functie bij de nieuwe internationale culturele bestemming in Rotterdam.
  • Werken in een jonge en bevlogen organisatie.
  • De mogelijkheid tot doorgroeien naar de functie van financieel manager.
  • Een jaarcontract, dat bij goed functioneren wordt omgezet in een vast contract.
  • Een salaris van € 4.300 - € 4.700 per maand (o.b.v. 40 uur per week, exclusief 8% vakantietoeslag), afhankelijk van je kennis en ervaring.
  • Een goede pensioenregeling en reis- en onkostenvergoeding.
  • Opleidings- en trainingsmogelijkheden.
  • Dagelijks een gezonde, vegetarische lunch op kantoor.
  • Een extra vrije dag, te besteden aan een dag die voor jou een feestdag is, zoals je verjaardag of een culturele feestdag.
  • Onbeperkt toegang tot professionele begeleiding om aan je mentale welzijn te werken via OpenUp.

FENIX bouwt aan een organisatie die de culturele diversiteit van Rotterdam weerspiegelt en de kracht daarvan inzet. Onze vacatures staan open voor iedereen, ook voor mensen die geen ervaring hebben binnen de culturele sector.


Wil je reageren?

Stuur uiterlijk maandag 4 maart jouw motivatiebrief en cv naar nieuwebaan@fenix.nl ter attentie van Brenda Cumaunang (talent manager). Vermeld in de onderwerpregel: ‘administratief medewerker’.

Om elkaar goed te leren kennen, plannen we twee sollicitatierondes. De eerste ronde vindt plaats op maandag 11 maart tussen 13.00 en 17.00. In een gesprek van 30 minuten maken we over en weer kennis. We horen graag meer over jouw motivatie en competenties. Het tweede gesprek is op dinsdag 19 maart tussen 13.00 en 17.00. We geven je dan een rondleiding over de FENIX bouwplaats en gaan dieper in op de inhoud van de baan en jouw rol in ons team.

Nog vragen?

Heb je nog vragen over de functie, de procedure of over FENIX, neem dan contact op met Brenda Cumaunang (talent manager) via bcumaunang@fenix.nl of 06-43227881.


Download hier de PDF versie van de vacature.